Nos politiques et procédures

Les règlements généraux définissent le fonctionnement d’un OSBL au fil du temps. Ils précisent les rôles et responsabilités au sein de l’organisme, ainsi que les modalités de sa direction.

Ils prévoient par exemple:

• Le nombre d’administratrices et administrateurs, ainsi que la durée de leurs mandats ;
• La période de l’année où se tient l’assemblée générale des membres ;
• Les responsabilités des dirigeantes et dirigeants. Par exemple, les devoirs des personnes exerçant la présidence, la trésorerie ou le secrétariat de l’organisation ;
• Les différentes catégories de membres de l’OSBL le cas échéant ;
• Etc.

L’AFRM a été incorporée selon la Partie III de la Loi sur les Compagnies, le 4 avril 1996. Des modifications ont été adoptées en 2019 puis en 2022. 

Règlements généraux

La plupart des principes énoncés dans le Code d’éthique relèvent du simple bon sens ou encore, font appel au sens de la justice, de l’honnêteté, de l’intégrité et de l’équité. S’il est facile d’éviter une situation manifestement conflictuelle, il existe certains cas limites où, en toute bonne foi, on peut hésiter sur la conduite à suivre. Selon le sens commun, un code d’éthique est un ensemble de règles fondées sur les valeurs morales communes à un groupe. 

Il concerne autant les employés, que les administrateurs ou les bénévoles.

Code d’éthique

Le conseil d’administration a adopté cette politique parce qu’elle souhaite le bien-être de ses employés. Le droit à la déconnexion se définit comme le droit de ne pas communiquer à propos de questions liées au travail, notamment via courriel, appel téléphonique, appel vidéo, texto ou toute autre forme de communication en dehors des heures normales de travail. Il s’agit d’un principe de droit du travail limitant l’obligation de gérer les communications directement liées au travail en dehors des heures normales de travail.

Politique de droit à la déconnexion

L’Association s’est dotée d’un centre de documentation pour le bénéfice de ses membres. La collection est constituée de documents portant sur la fibromyalgie, la douleur ou la fatigue chronique, sur l’invalidité ou encore sur des stratégies d’amélioration de la santé, comme l’alimentation, l’activité physique ou une bonne hygiène mentale. Certains « classiques », même s’ils ont été publiés il y a plusieurs années, demeurent d’actualité et conservent une place dans ses rayonnages. Tout membre en règle peut emprunter chacun des documents qui compose sa collection.

Cette procédure établit les règles d’emprunt de la collection documentaire.

Centre de documentation - Modalités d’emprunt

Cette politique a été adoptée en septembre 2023. Elle découle des exigences de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (L.R.Q., chap. P-39.1). Cette loi a été modifiée par le chap. 25 en 2021.

L’AFRM respecte le droit à la vie privée de chaque individu et s’engage à protéger la confidentialité des renseignements confidentiels recueillis auprès de tout participant ou employé. En règle générale, les renseignements confidentiels sont disponibles seulement aux personnes qui doivent y avoir accès dans l’exercice de leurs fonctions au sein de l’Association de la fibromyalgie – Région Montérégie.

Politique de confidentialité

Afin de se conformer aux énoncés de la Loi québécoise modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels (Loi 25). L’AFRM s’engage à respecter la confidentialité des renseignements personnels qu’elle collecte. Devant le développement des nouveaux outils de communication il est pour elle nécessaire de porter une attention particulière à la protection de la vie privée. L’Association collecte des renseignements sur les visiteurs du site afin de fournir une expérience personnalisée à tous. La Politique de confidentialité précise la manière dont les données sont collectées, utilisées et protégées lorsque vous utilisez ou accédez à son site Web en ligne ou sur mobile.

Politique de confidentialité - Loi 25

L’autorisation donnée par le participant d’un groupe d’entraide et de partage ou d’un groupe de soutien permet à l’AFRM de partager certaines informations aux autres participants, à l’animateur du groupe (intervenant ou bénévole) ou au personnel concerné par l’organisation de ces groupes.

Les objectifs poursuivis sont de : 

• Faciliter la communication entre les participants du groupe de soutien et/ou d’entraide ;
• Coordonner les activités et assurer un suivi adéquat des participants ;
• Améliorer les services offerts par l’AFRM.

Cette procédure en établit donc les limites.

Autorisation de divulgation d’information

Les animateurs et les participants aux groupes de soutien et aux groupes d’entraide et de partage s’engagent à respecter la confidentialité et la vie privée. Il s’agit en fait de règles de conduite à respecter de part et d’autre. Tout participant s’engage à écouter attentivement les autres, à faire preuve de respect, sans jugement ni commentaire inapproprié. Aucun enregistrement n’est possible sans le consentement explicite des membres présents. Chacun a droit de se retirer du groupe s’il le désire.

Formulaire de consentement pour la participation au groupe de soutien ou d’entraide

Pour assumer pleinement leurs responsabilités et rendre compte aux différentes instances, les administrateurs du conseil d’administration (CA) et le titulaire du poste de direction générale de l’organisation doivent mettre en place les processus et les procédures de contrôle nécessaires à la bonne gestion des finances de l’organisme.

Cette politique a pour objectif de définir les rôles et responsabilités du conseil d’administration et de la direction générale dans la gestion financière de l’organisation.

Politique de gestion financière

Cette politique, adoptée par le conseil d’administration en 2011, a pour but d’encourager, faciliter et valoriser l’implication des points de service au financement des services offerts à leurs membres tout en protégeant l’image et la notoriété de l’organisme, la responsabilité de ses administrateurs, sa responsabilité civile et financière ainsi que le respect de sa mission.

Comme l’Association a le devoir de faciliter et d’encadrer tout événement apparenté à une campagne de financement initiée par un membre ou un point de service, cette politique couvre les aspects suivants :

• Code d’éthique - ensemble des règles de conduite à respecter ;
• Conformité avec les lois, réglementation et assurance-responsabilité civile ;
• Principes d’une saine gestion ;
• Responsabilité financière ;
• Attribution des retombées économiques.

Cette politique devra éventuellement être adaptée et modernisée mais les principes demeurent...

Politique relative aux campagnes de financement (par les points de services)

L’Association a un certain nombre de devoirs et d’obligations envers le bénévole et s’engage à les respecter. Le bénévole, quant à lui, a aussi un certain nombre de devoirs et d’obligations découlant de son implication et doit confirmer son adhésion à ces principes.

Politique de bénévolat au sein de l’AFRM.

La plupart des principes énoncés dans le Code d’éthique relèvent du simple bon sens ou encore, font appel au sens de la justice, de l’honnêteté, de l’intégrité et de l’équité. S’il est facile d’éviter une situation manifestement conflictuelle, il existe certains cas limites où, en toute bonne foi, on peut hésiter sur la conduite à suivre. Un chapitre porte sur les devoirs et obligations du bénévole.

Cette politique vise à contrer toute forme de harcèlement psychologique et sexuel et de discrimination dans son milieu. Elle vise également les bonnes relations entre toutes personnes, employés, membres ou non-membres, visiteurs, bénévoles, stagiaires ou partenaires présents en ce lieu ou lors d’activités offertes à l’extérieur des locaux.

Politique de prévention et d’intervention contre la discrimination et le harcèlement psychologique ou sexuel

L’AFRM respecte le droit à la vie privée de chaque individu et s’engage à protéger la confidentialité des renseignements confidentiels recueillis auprès de tout·e Participant·e ou Employé·e. En règle générale, les renseignements confidentiels sont disponibles seulement aux personnes qui doivent y avoir accès dans l’exercice de leurs fonctions au sein de l’Association de la fibromyalgie – Région Montérégie.

Le bénévole accepte son obligation à respecter cette confidentialité, autant pendant qu’il exerce ses activités au sein de l’organisme qu’après avoir cessé son bénévolat.

Politique de confidentialité

Il est de la responsabilité de tout organisme de filtrer et de superviser adéquatement le personnel tant bénévole qu’administratif. Considérant que cette responsabilité, tant morale que juridique, correspond non seulement à ce qu’il convient de faire, mais aussi à certains principes législatifs établis en vertu de « l’obligation de diligence », l’AFRM a adopté, mis en oeuvre et assuré le suivi et cette mise à jour. La présente politique est applicable à l’ensemble des ressources de l’organisme tant bénévoles que rémunérées.

Politique de filtrage et de supervision de l’action bénévole